「バイトに採用されたけれど、事情が変わって働けなくなった」
「ほかのバイトに決まったから断りたいけれど、失礼にならないかな？」
せっかく採用してもらったあとに辞退を伝えるのは、少し気まずく感じるものですよね。
特に初めてアルバイトを探している方なら、「電話で言うべき？」「メールでも大丈夫？」「理由はどこまで話せばいいの？」など、わからないことも多いのではないでしょうか。
大切なのは、辞退すると決めたらそのままにせず、できるだけ早めに勤務先へ連絡することです。
この記事では、バイト採用を断るときの基本的な伝え方から、電話・メール・LINEの例文、
理由別の伝え方までわかりやすく紹介します。
自分の状況に近いところから参考にしてみてくださいね。
バイトに採用された後でも辞退できる？
「一度採用されたのだから、もう断れないのでは？」と不安になる方もいるかもしれません。
まずは、採用後に事情が変わった場合の基本的な考え方から見ていきましょう。
採用連絡を受けた後でも辞退の連絡はできる
応募したときには働くつもりだったとしても、
採用の連絡を受けるまでに状況が変わることはあります。
たとえば、
・学校の予定が変わった
・家庭の事情で働くことが難しくなった
・希望していた勤務時間と合わなかった
・ほかの応募先から採用の連絡をもらった
など、理由は人によってさまざまです。
そのため、「採用されたから絶対に働かなければ」と一人で悩み続けるより、
勤務が難しいと判断した段階で勤務先へ相談・連絡することを考えましょう。
断ると決めたらできるだけ早めに伝える
採用辞退を決めたときに意識したいのが、連絡のタイミングです。
勤務先では、新しく入るスタッフに合わせてシフトを考えたり、
研修の準備を進めたりしている場合があります。
連絡が遅くなるほど勤務先側の予定にも影響しやすくなるため、
辞退すると決めたら、できる範囲で早めに伝えるとよいでしょう。
「言いづらいから、もう少し後にしよう」と先延ばしにすると、かえって
連絡しにくくなってしまうこともあります。
まずは「お礼＋お詫び＋辞退」を簡潔に伝えよう
何と言えばよいかわからないときは、
「採用へのお礼」
「辞退したいという意思」
「お詫び」
の3つを意識すると文章を組み立てやすくなります。
たとえば、
「このたびは採用のご連絡をいただき、ありがとうございます。大変申し訳ありませんが、
都合により今回の採用を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」
という形です。
難しい言葉をたくさん使う必要はありません。
相手に辞退する意思がきちんと伝わることを大切にしましょう。
バイト採用を断るときの基本的な伝え方
採用を断るときは、「失礼のない完璧な文章を作らなければ」と考えすぎなくても大丈夫です。
基本となるポイントを押さえておくと、電話でもメールでも伝えやすくなります。
最初に採用してもらったことへの感謝を伝える
まずは、採用してもらったことへのお礼を伝えます。
「先日は採用のご連絡をいただき、ありがとうございました」
「このたびは採用していただき、ありがとうございます」
などの一言があれば十分です。
採用してもらったことへの感謝を先に伝えることで、その後の辞退の話にも入りやすくなります。
辞退したい意思を曖昧にせず伝える
気まずさから、
「働くのが少し難しいかもしれません」
「ちょっと考え直していまして……」
など、曖昧な表現を使いたくなることもあるでしょう。
ただ、相手からすると「結局働くのか、働かないのか」がわかりにくくなってしまいます。
辞退すると決めているのであれば、
「今回の採用を辞退させていただきたいです」
と、結論が伝わる表現にするとスムーズです。
理由は必要以上に詳しく説明しなくてもよい
辞退する理由について、どこまで話すべきか迷う方も多いでしょう。
事情を説明できる場合は、
「学業との両立が難しくなったため」
「家庭の事情により」
など、簡潔に伝える方法があります。
プライベートな事情を細かく説明したくない場合は、無理に長い説明を加える必要はありません。
相手に伝える必要がある情報と、自分が話してもよい範囲を考えながら、
簡潔にまとめるとよいでしょう。
電話・メール・LINEはどう使い分ける？
採用を断ることを決めたあと、次に迷いやすいのが連絡方法です。
どの方法が適しているかは、これまでのやり取りや初出勤までの日数などによって変わります。
初出勤が近いなら電話を検討する
初出勤の前日など、勤務開始まであまり時間がない場合は、
早く確認してもらいやすい電話を検討するとよいでしょう。
メールを送っても、担当者がすぐに確認できるとは限りません。
特にシフトに関係する連絡は、できるだけ早く相手へ伝わる方法を選ぶことがポイントです。
ただし、勤務先から「連絡はメールで」などの案内がある場合は、
その方法に従うとよいでしょう。
メールで連絡を取り合っていた場合はメールも選択肢
応募から面接、採用までメールで連絡を取り合っていた場合は、
そのメールへ返信する形で辞退を伝えられる場合もあります。
メールなら文章を確認してから送れるため、
「電話だと緊張してうまく話せない」
という方にも使いやすいでしょう。
ただし、初出勤が迫っているなど急ぎの場合は、
メールを送ったうえで必要に応じて電話で確認する方法も考えられます。
LINEでやり取りしていた場合の考え方
アルバイト先によっては、担当者との連絡にLINEを使うケースもあります。
普段からLINEで面接日時やシフトについて連絡しているのであれば、
同じ方法で辞退を伝えることも選択肢になります。
一方で、これまで一度もLINEを使っていない場合に、
個人的に担当者を探して連絡する必要はありません。
基本的には、それまで勤務先から指定されていた連絡方法を参考にしましょう。
電話でバイト採用を辞退するときの例文
電話で辞退を伝える場合は緊張しやすいですよね。
事前に話す内容をメモしておくだけでも、落ち着いて伝えやすくなります。
電話をかける前に準備しておきたいこと
電話する前に、
・自分の名前
・面接を受けた日
・担当者の名前
・辞退理由をどこまで話すか
・伝えたい内容
などを簡単にメモしておくと安心です。
また、飲食店などではランチタイムや夕食時など、特に忙しくなりやすい時間があります。
営業時間や業種などを考え、可能であれば比較的忙しくなさそうな時間を選ぶとよいでしょう。
電話で使いやすい採用辞退の基本例文
電話では、まず自分の名前を名乗ります。
「お忙しいところ失礼いたします。先日アルバイトの面接をしていただいた〇〇と申します。
採用についてお話ししたく、担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
担当者につながったら、
「先日は採用のご連絡をいただき、ありがとうございました。大変申し訳ないのですが、
都合により今回の採用を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」と伝えます。
最後は、
「お時間をいただいたにもかかわらず申し訳ありません。よろしくお願いいたします」
などで締めると自然です。
担当者が不在だったときの対応
電話をしたものの、採用担当者がいないこともあります。
その場合は、
「何時ごろお戻りになる予定でしょうか？」
と聞き、改めて電話する方法があります。
「折り返します」と言われた場合は、自分の名前と連絡先を伝えて待ちましょう。
急ぎであることを伝えたい場合は、
「アルバイトの採用についてご連絡しました」
と用件を簡単に伝えておく方法もあります。
メール・LINEでバイト採用を辞退するときの例文
メールやLINEでは、文章として残るからこそ、短くても内容がわかりやすいことが大切です。
長文にしすぎず、必要な内容をまとめましょう。
メールで送る場合の件名と本文例
メールの場合は、件名を見ただけで用件がわかるようにします。
【件名】
アルバイト採用辞退のご連絡（氏名）
【本文】
〇〇店
採用ご担当 〇〇様
お世話になっております。
先日アルバイトの採用についてご連絡いただきました〇〇です。
このたびは採用していただき、ありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、都合により今回の採用を辞退させていただきたく、
ご連絡いたしました。
面接のお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり申し訳ありません。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇〇〇
このくらいの長さでも、用件は十分伝えられます。
LINEで伝える場合の短い例文
LINEの場合も、普段の友人とのやり取りより少し丁寧な文章を意識するとよいでしょう。
「お世話になっております。先日アルバイトの採用連絡をいただきました〇〇です。このたびは採用していただきありがとうございます。大変申し訳ありませんが、都合により今回の採用を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。よろしくお願いいたします。」
LINEだからといって、スタンプだけで済ませたり、
極端にくだけた表現にしたりするのは避けたほうが無難です。
送ったのに返信がない場合はどうする？
メールやLINEを送っても、すぐに返信が来ないことがあります。
担当者が休みだったり、仕事中で確認できなかったりする可能性もあります。
初出勤まで日数がある場合は少し待つこともできますが、出勤日が迫っているのに確認できない場合は、電話で連絡が届いているか確認する方法もあります。
大切なのは、「送ったから終わり」と考えず、必要に応じて相手に伝わったか確認することです。
理由別 バイト採用を断るときの伝え方
辞退理由によって言い方を変えたい方もいるでしょう。
ここからは、よくあるケースごとに使いやすい伝え方を紹介します。
他のバイトに決まった場合
複数のアルバイトへ応募していて、先に別の勤務先へ決めることもあります。
その場合は、
「大変申し訳ありませんが、検討した結果、今回は採用を辞退させていただきたいと思います」
と簡潔に伝える方法があります。
ほかのアルバイトに決めたことを伝えるのであれば、
「別の勤務先で働くことを決めたため、今回は辞退させていただきたいです」
という言い方でもよいでしょう。
相手のお店や会社と比較して「こちらより条件がよかったので」などと
説明する必要はありません。
学業や家庭の事情で働けなくなった場合
学生の場合は、授業や部活動、実習などの予定が変わることもあります。
「学校の予定との両立が難しくなってしまったため、
申し訳ありませんが採用を辞退させていただきたいです」
などと伝えれば、事情を簡潔に説明できます。
家庭の事情であれば、
「家庭の事情により勤務することが難しくなったため、
今回の採用を辞退させていただきたくご連絡しました」
という形も使いやすいでしょう。
勤務時間や条件が合わなかった場合
面接後に勤務時間などを確認し、自分の生活と合わせるのが
難しいと気づくこともあります。
この場合は、
「勤務について改めて検討したところ、希望していた働き方との調整が難しいため、
今回は辞退させていただきたいです」
など、相手を否定しない表現にすると伝えやすくなります。
「条件が悪いから辞めます」といった言い方ではなく、
「自分の希望との調整が難しかった」という形にすると穏やかです。
辞退する理由を詳しく言いたくない場合は？
辞退したい理由がプライベートな内容の場合、詳しく話すことに抵抗を感じる方もいるでしょう。
そんなときは、無理に細かい事情まで説明しようとしなくてもよいでしょう。
「一身上の都合」など簡潔に伝える方法
詳しい事情を説明しない場合は、
「一身上の都合により、今回の採用を辞退させていただきたくご連絡いたしました」
という表現があります。
少しやわらかくするなら、
「都合により勤務することが難しくなったため、今回の採用を辞退させていただきたいです」
でも構いません。
理由よりも、辞退する意思をわかりやすく伝えることを意識しましょう。
辞退理由を聞かれたときの答え方
電話では、
「差し支えなければ理由を教えてください」
と聞かれることもあるかもしれません。
話せる範囲であれば、
「学業との調整が難しくなりまして」
「家庭の都合です」
など、短く答えればよいでしょう。
詳しく説明したくない場合は、
「個人的な事情のため、詳しくお伝えできず申し訳ありません」
などと伝える方法もあります。
無理に詳しい理由を作らない
「納得してもらえる理由を考えなければ」と思って、複雑な説明を作る必要はありません。
詳しく話すほど追加で質問され、説明が難しくなることもあります。
伝えられる範囲で簡潔に説明し、最後は辞退する意思をはっきり伝えることを意識しましょう。
一度承諾した後や初出勤直前に辞退したい場合
「採用の電話で『お願いします』と言ってしまった」
「明日が初出勤だけれど、どうしても働くことが難しくなった」
このような場合は、さらに連絡しづらく感じますよね。
しかし、そのまま連絡しないよりも、事情がわかった時点で勤務先へ伝えることが大切です。
「働きます」と返事をした後に辞退するとき
一度承諾している場合は、そのことにも触れながらお詫びすると伝わりやすいでしょう。
「先日は採用のご連絡をいただき、勤務させていただくとお返事しましたが、その後事情が変わり、勤務することが難しくなってしまいました。大変申し訳ありませんが、今回の採用を辞退させていただきたいです」といった形です。
長い言い訳を加えるより、状況が変わったことと辞退する意思を簡潔に伝えます。
初出勤の前日・当日に事情が変わった場合
初出勤直前の場合は、勤務先がメールなどをすぐに確認できない可能性があります。
そのため、勤務先から別の指定がなければ、できるだけ早く
確認してもらえる方法で連絡することを考えましょう。
電話なら、
「直前のご連絡となってしまい、大変申し訳ありません。事情により
勤務することが難しくなってしまい、ご連絡いたしました」
と、まず直前になったことへのお詫びを伝えます。
当日になってしまった場合も、連絡せずに欠勤するのではなく、
できる範囲で早めに勤務先へ事情を伝えましょう。
制服や書類を受け取っている場合
すでに制服や名札、書類などを受け取っている場合は、返却が必要になることがあります。
辞退を伝える際に、
「お預かりしている制服は、どのように返却すればよろしいでしょうか？」
と確認するとよいでしょう。
返却方法については勤務先によって異なるため、
自分で判断せず担当者へ確認するのがわかりやすいです。
バイト採用を断るときに避けたい対応
辞退すること自体よりも、連絡方法によって相手を困らせてしまうことがあります。
ここでは避けたい対応を確認しておきましょう。
連絡せずそのまま放置する
「怒られそうだから電話したくない」
「気まずいから、このまま行かなければいいかな」
と思ってしまうこともあるかもしれません。
しかし、勤務先では出勤する予定で準備をしている可能性があります。
辞退すると決めた場合は、そのままにせず連絡することを意識しましょう。
相手の職場を否定するような理由を伝える
勤務条件などが自分に合わなかったとしても、
「時給が低いから」
「雰囲気がよくなかったから」
など、相手を否定する形で伝える必要はありません。
「希望する勤務条件との調整が難しかったため」
など、自分側の事情としてまとめると穏やかに伝えやすくなります。
長すぎる言い訳や必要以上の謝罪をする
申し訳ない気持ちが強いと、何度も謝ったり、理由を長く説明したりしたくなることもあります。
ただ、採用担当者が知りたいのは、主に「勤務するのか、辞退するのか」という点です。
「採用へのお礼」「辞退する意思」「お詫び」を簡潔に伝えるだけでも、用件は伝わります。
バイト採用の断り方でよくある疑問
最後に、採用を断るときに気になりやすい疑問をまとめます。
採用辞退を伝えて怒られたらどうする？
採用担当者の反応は人によって異なるため、どのような反応になるかを
事前に決めつけることはできません。
もし厳しい言い方をされたとしても、言い返したり長い説明を続けたりするより、
「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。今回は辞退させていただきます」
と、自分の意思を落ち着いて伝えることを意識しましょう。
不安を感じるやり取りになった場合は、一人で抱え込まず、
家族など信頼できる人へ相談する方法もあります。
強く引き止められた場合はどう答える？
「勤務日を変えれば働けませんか？」
「もう一度考えてもらえませんか？」
と提案される場合もあるでしょう。
条件を調整すれば働きたいのであれば相談する方法もあります。
一方、すでに辞退すると決めている場合は、
「ご提案ありがとうございます。ただ、今回は辞退させていただきたいです」
と簡潔に伝えればよいでしょう。
曖昧な返事をすると、相手も判断しづらくなってしまいます。
一度辞退した勤務先へ再応募することはできる？
再応募を受け付けてもらえるかどうかは、勤務先の募集状況や採用方針などによって異なります。
過去に辞退したからといって、必ず応募できないと決まっているわけではありませんが、
再応募時に以前の応募について確認される可能性もあります。
再び応募したい場合は、現在の募集要項を確認し、
不明な点があれば勤務先へ問い合わせるとよいでしょう。
まとめ バイト採用を断るなら早めに丁寧な連絡を
バイトに応募したときは働くつもりでも、採用後に学校や家庭の予定が変わったり、勤務条件を改めて検討したりして、辞退を考えることはあります。
そんなときは、言いづらいからと連絡を先延ばしにするのではなく、辞退すると決めた段階で
できるだけ早めに勤務先へ伝えることを意識しましょう。
基本的には、
「採用してもらったことへのお礼」
「辞退する意思」
「迷惑をかけることへのお詫び」
を簡潔に伝えると、内容をまとめやすくなります。
連絡方法については、それまでメールでやり取りしていたのか、LINEを指定されていたのか、
初出勤までどのくらい時間があるのかなどを考えて選びましょう。
特に初出勤が迫っている場合は、相手が早く確認できる方法を選ぶことも大切です。
また、辞退理由を詳しく話しにくい場合は、無理に長い説明を作る必要はありません。
「都合により」「一身上の都合により」など、伝えられる範囲で簡潔にまとめる方法もあります。
採用を断る連絡は緊張するものですが、難しい言葉を使った完璧な文章でなくても構いません。
感謝の気持ちを添えながら、辞退する意思をわかりやすく伝えることを意識してみてくださいね。
